В этой статье
С чего начатьКлючевые составляющиеПервый рабочий циклТипичные ошибкиЧто должно измениться в работеЧто можно сделать без большого проектаВыводFAQСхема процесса занимает весь экран. Сотрудник открывает её один раз во время презентации, а затем снова спрашивает коллег.
Полезное описание показывает начало и конец процесса, передачи между ролями и критерий приёмки результата. Его можно проверить на следующем реальном случае.
С чего начать
Выберите процесс, где теряются заявки, сроки или ответственность. Проследите реальный случай от входа до результата.
Ключевые составляющие
Границы
Границы отделяют один повторяющийся поток работы от соседних процессов.
Назовите событие, запускающее процесс, и результат, которым он заканчивается. Без границ описание легко становится перечнем всех действий компании.
Получатель результата
Результат процесса оценивает тот, кто получает его для следующего действия.
Запишите для следующей команды конкретные признаки приёмки: какие данные, состояние работы или подтверждение она должна получить. Тогда неполный результат можно сразу вернуть.
Основные шаги
Зафиксируйте уровень, на котором видны решения и передачи работы, не описывая каждый клик.
Запишите действия в фактическом порядке, включая проверки и возвраты на доработку. Для первой версии достаточно критичного пути.
Роли и решения
Для шагов с риском покажите ответственного, право выбора и условие передачи сложного вопроса руководителю.
У каждой передачи работы укажите, кто принимает результат и кто решает исключение. Чаще всего задержка возникает именно между ролями.
Показатель и версия
У процесса есть ответственный, показатель состояния, дата пересмотра и способ сообщить команде об изменении.
Выберите показатель срока и показатель качества, а также владельца описания. После изменений в работе обновляйте версию, иначе документ быстро устареет.
Первый рабочий цикл
- Возьмите недавний случай и восстановите фактический путь от входа до выхода.
- Отметьте передачи между людьми, ожидания и возвраты работы. Сравните их с тем, как команда представляет процесс.
- Вместе с исполнителями определите короткий порядок действий, владельца процесса и границы решений при типичных исключениях.
- Пройдите по этому описанию следующий реальный случай. Запишите недостающие шаги и места, где правило мешает.
Короткий цикл выявляет противоречия, которых не видно в презентации. После него уточните «Получателя результата».
Типичные ошибки
Не назначить ответственного за процесс
Без владельца описание останется файлом, который никто не исправляет. Назначьте человека, проверяющего результат процесса и согласующего изменения между ролями.
Автоматизировать до устранения противоречий
Автоматизация ускорит и ошибочный порядок. Сначала устраните противоречивые решения и лишние передачи; затем выбирайте инструмент.
Измерять только скорость и потерять качество
Сокращение времени за счёт возвратов или жалоб не является улучшением. Измеряйте скорость вместе с качеством выхода.
Что должно измениться в работе
Время прохождения процесса, число повторных возвратов и ошибок, качество результата и нагрузка на людей в узком месте.
После запуска проверяйте время прохождения, число возвратов и понятно ли следующей роли, что она получает. Это показывает пользу описания в работе.
Что можно сделать без большого проекта
- Выберите процесс, где сейчас чаще всего теряется результат.
- Попросите исполнителей показать завершённый случай и его фактические передачи.
- Запишите границы процесса, результат для получателя и ответственных за решения.
- Проверьте короткое описание на следующем случае и назначьте дату обновления.
Если договорённость не выдержала обычной рабочей недели, это полезный результат. Он показал, что именно нужно уточнить в «Границах».
Вывод
Описание процесса полезно, когда люди могут выполнить работу и передать результат без догадок о ролях и критериях качества. Проверка в реальном случае важнее объёма документа.
Начните с одного потока, который уже создаёт задержки или переделки. Его описание даст конкретную основу для изменения правил и будущей автоматизации.
FAQ
Какую нотацию выбрать?
Для короткого повторяющегося процесса начните с простой схемы шагов и передач. BPMN уместна, если нужно показать ветвления, роли и события или передать модель для автоматизации. Выбирайте нотацию, которую команда сможет читать и обновлять.
Насколько подробно описывать?
Зафиксируйте начало, конец, получателя результата, шаги, передачи, решения и показатели. Детали добавляйте там, где без них возникает неоднозначность.
Кто согласует?
Владелец процесса согласует изменения между ролями и следит за результатом. Исполнители помогают проверить, соответствует ли описание реальной работе.
